Excelでデータを整理していると、

「同じデータが何件も入っている……」

「重複している行だけ見つけたい」

「間違えて必要なデータまで消しそうで怖い」

ということはありませんか？

特に、顧客リストや売上一覧などデータが増えてくると、重複を1件ずつ目で探すのは大変です。

そんなときは、ChatGPTに「Excelで何をしたいか」を伝えて、必要な方法を教えてもらうことができます。

たとえば、

ExcelのA列に商品名が入っています。
同じ商品名が複数あるので、重複しているデータを見つけたいです。
Excel初心者にもわかるように手順を教えてください。

という聞き方でOKです。

この記事では、ChatGPTを使いながら、Excelの重複データを見つける・確認する・削除する方法を初心者向けに解説します。

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Excelの「重複データ」って何？

重複データとは、同じ内容が複数回入力されているデータのことです。

たとえば商品一覧に、

商品名	日付	売上
りんご	4/1	1,000円
みかん	4/1	800円
りんご	4/1	1,000円

と入っていたとします。

もし3行目が間違えてもう一度入力されたデータなら、重複している可能性があります。

ただし注意したいのが、

「同じ商品名＝必ず重複」ではない

ということです。

同じ商品が別の日にも売れているなら、それは正しいデータかもしれません。

そのため、重複を削除するときは、

何が同じなら重複と判断するのか

を最初に決めることが大切です。

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ChatGPTに重複データの見つけ方を聞いてみる

Excelの機能や関数がわからなくても問題ありません。

たとえば、

Excel初心者です。

A列に商品名、B列に日付、C列に売上金額があります。

同じ商品名が複数入力されているか確認したいです。

重複している商品を簡単に見つける方法を教えてください。

と質問します。

ポイントは、単に、

重複を消したい

と聞くのではなく、

「どの列に何が入っているか」

「何を重複として扱いたいか」

まで伝えることです。

そうすると、自分のExcelに合った方法を教えてもらいやすくなります。

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方法① 条件付き書式で重複を見つける

「まず重複しているデータだけ確認したい」

という場合に使いやすいのが、Excelの条件付き書式です。

条件付き書式を使えば、重複している値に色を付けて見つけやすくできます。

ChatGPTには、

ExcelのA列に商品名があります。

同じ商品名が複数ある場合、そのセルに色を付けたいです。

条件付き書式を使う方法を、初心者向けに1ステップずつ説明してください。

と聞いてみましょう。

ここで重要なのは、いきなり削除しないこと。

まず、

重複を見つける → 内容を確認する → 必要なら削除する

という順番にすると、必要なデータを誤って消すリスクを減らせます。

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方法② COUNTIF関数で重複を確認する

関数を使って重複を確認する方法もあります。

たとえばA列に商品名が入っている場合、

A列の商品名が何回出てくるか数えて、重複を確認したいです。

COUNTIF関数を使う方法を初心者向けに教えてください。

とChatGPTに質問できます。

たとえば、

=COUNTIF(A:A,A2)

のような数式を使う方法があります。

この場合、A2の内容がA列全体に何回登場するかを数えられます。

「2」以上なら、同じ値が複数存在していると判断する材料になります。

数式の意味がわからなければ、

この数式の「A:A」と「A2」が何を意味しているのか説明してください。

と聞けばOKです。

答えだけでなく、数式の意味まで聞けるのがChatGPTを使うメリットです。

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方法③ Excelの「重複の削除」を使う

重複していることが確認できて、

「本当に不要なデータだから削除したい」

となったら、Excelの重複の削除機能を使う方法があります。

ただし、ここは特に注意が必要です。

削除する前に、

元データをコピーして残しておく

ことをおすすめします。

そのうえでChatGPTに、

A列に商品名、B列に日付、C列に売上金額があります。

商品名・日付・売上金額がすべて同じ行だけを重複として削除したいです。

Excelの「重複の削除」を使う手順を初心者向けに教えてください。

と質問します。

ここまで具体的に伝えることで、

「商品名だけが同じ」

のか、

「商品名・日付・金額まですべて同じ」

のかを区別できます。

これはかなり重要です。

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「何を重複とするか」をChatGPTに相談する

実際の仕事では、

「どこまで同じなら重複なの？」

という判断自体に迷うことがあります。

たとえば顧客リストなら、

• 名前
• メールアドレス
• 電話番号
• 顧客番号

など複数の項目があります。

同姓同名の別人もいるため、名前だけで削除すると危険です。

そんなときは、

顧客リストの重複を確認したいです。

名前、メールアドレス、電話番号、顧客番号があります。

どの項目を使って重複を判断すればいいか、考え方を教えてください。

とChatGPTに相談できます。

ChatGPTに削除を丸投げするのではなく、

「どう判断すればいいかを一緒に考える」

という使い方もできます。

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うまくいかないときは画面の状況を具体的に伝える

ChatGPTに方法を教えてもらっても、

「説明どおりにやったけど、できない」

という場合もあります。

そんなときは、

条件付き書式を設定しましたが、重複していないセルにも色が付きます。

A列には商品名が入っています。

何を確認すればいいですか？

のように、現在の状況を伝えてみましょう。

また、

手順3の意味がわかりません。
もっと簡単に説明してください。

でもOKです。

一度で解決しなくても、わからないところだけ追加で質問することができます。

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ExcelファイルをChatGPTで扱うときは注意

ExcelファイルそのものをChatGPTで扱える環境もありますが、仕事のファイルを使う場合は特に注意が必要です。

Excelには、

• 顧客の個人情報
• 社員情報
• 売上情報
• 取引先情報
• 社外秘情報

などが入っていることがあります。

会社のルールを確認せずに、そのまま入力・アップロードするのは避けましょう。

練習するときは、

実際の名前 → 顧客A

実際の会社名 → A社

実際の売上 → 仮の数字

のように置き換える方法もあります。

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ChatGPTの回答をそのまま実行しない

もう1つ重要なのが、ChatGPTの回答が必ず正しいとは限らないことです。

特に「重複の削除」は、間違えると必要なデータまで消してしまう可能性があります。

そのため、

① 元データを残す
↓
② 重複候補を確認する
↓
③ 削除する
↓
④ 結果を確認する

という流れがおすすめです。

ChatGPTは、

「Excelを代わりに全部やってくれる存在」

というより、

「困ったときに方法を一緒に考えてくれるアシスタント」

として使うと安全です。

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ChatGPTへの質問例｜そのまま試してみよう

最後に、初心者でも使いやすい質問例を1つ紹介します。

Excel初心者です。

A列に商品名、B列に日付、C列に売上金額があります。

同じ商品名・日付・売上金額がすべて一致している行を見つけたいです。

まず重複している行を確認してから、不要なものだけ削除したいです。

Excel初心者にもわかるように、手順を1つずつ説明してください。

このように、

今の状態 → やりたいこと → 条件 → 説明してほしいレベル

まで伝えると、回答を得やすくなります。

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まとめ｜Excelの重複は「まず見つける」から始めよう

Excelに重複データがあると、1件ずつ確認するだけでも時間がかかります。

そんなときはChatGPTに、

「Excelでこうしたい」

と普通の日本語で相談してみましょう。

重複を整理するときは、

条件付き書式で見つける

COUNTIF関数で確認する

Excelの重複削除機能を使う

といった方法があります。

ただし、一番大切なのは、

いきなり削除しないこと。

何を重複として扱うのかを決めて、必要なデータではないことを確認してから削除しましょう。

Excelでわからないことが出てきたとき、

「これ、ChatGPTに聞いたら解決できないかな？」

と考えるだけでも、仕事を少しラクにできます。

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