「会議の内容はまとまったけれど、Wordに貼り直すのが面倒」
「毎回、議事録の項目をExcelに移している」
そんなときに確認したいのが、Notta Brainのスマート入力です。会議記録などを選んだ書式に整理し、Word・Excelのファイルとして出力する機能です。
この記事では、パソコンのWeb版で標準の書式を使う流れと、生成後に確認したい点を紹介します。会社独自の書式をそのまま使えるかは、標準機能とは分けて確認しましょう。
スマート入力は、どんなときに使う？
会議内容の要点を読むだけなら、文章の要約で足りることもあります。一方、提出・保管用のファイルへ整える作業が残るなら、スマート入力が候補になります。
たとえば、会議のたびに「内容を整理する→書式へ移す→保存する」と進めている人は、書式へ移す部分をどこまで任せられるか試す価値があります。ただし、完成したファイルの確認・修正まで含めて、手間が減るかを判断してください。
最初に確認する3つの条件
- 操作環境：パソコンのWeb版を使う。公式ガイドではモバイルアプリは未対応
- 利用枠：利用できるAIクレジットがあるか確認する
- 提出形式：標準の書式を使えるか、勤務先の指定書式が必要か確認する
公式ガイドでは、スマート入力はすべてのプランが対象とされています。ただし、クレジットが必要なので、無料プランで無制限に生成できるわけではありません。
スマホ中心で使いたい場合は、Notta BrainのスマホとWeb版の違いも確認してください。
WordとExcel、どの書式を選ぶ？
公式ガイドには、次の標準レイアウトが案内されています。
- 議事録（Word）
- 複数議題の議事録（Word）
- 打合せ議事録（Excel）
選ぶときは、まず提出先で扱いやすい形式を確認しましょう。Wordで文章として残したいのか、Excel形式で保管したいのかを先に決めると、選び直しを減らせます。
ただし、「Wordなら必ずこの項目が入る」「Excelなら会社の管理表にそのまま追加できる」とまでは決めつけず、実際に選べるレイアウトと生成結果を確認します。
Web版でスマート入力を使う手順
① Notta Brainを開く
パソコンでNotta BrainのWeb版を開き、使用するワークスペースを確認します。
仕事の記録を使う場合は、勤務先のルールに従い、自分が扱ってよい記録を選んでください。
②「スマート入力」から書式を選ぶ
ホーム画面の「スマート入力」を開き、使いたいテンプレートを選びます。初めてなら、短い会議を1つだけ使い、必要な形式で出力されるか確かめると確認しやすくなります。
③「@」で参照されている記録を確認する
選択後は、テンプレートに応じた指示と参照ファイルが入力欄に表示されます。「@」で選ばれている記録を見て、対象の会議になっているか確認し、必要なら変更します。
特に、名前が似た定例会議を扱うときは、会議名だけでなく日付も確認しましょう。別の会議を選んだまま生成すると、書類の形が整っていても内容が違ってしまいます。
④ 送信して生成する
参照先と指示を確認して送信します。公式ガイドでは、書類が生成されるとダウンロードが始まる流れが案内されています。
⑤ 保存したファイルを開く
ダウンロードしただけで完成とせず、WordやExcelでファイルを開きます。本文、表、改行、担当者、期限を見直してから提出用として保存しましょう。
たとえばファイル名を「会議日_会議名_確認済み」のように決めると、確認前のものと混同しにくくなります。これはRAKU SHIFTからの管理方法の提案で、自動で付くファイル名ではありません。
生成した議事録は、ここを確認する
決定事項と検討事項
「来月から試す予定」と「来月から正式導入する」は違います。文章を整える途中で、仮の話が決定事項に変わっていないかを確認してください。
担当者と期限
記録にない担当者や日付が追加されていないか見ます。未定のものは、提出時も未定として残すか、関係者へ確認してから追記します。
抜けている議題
複数の議題がある会議では、最後の議題や短い補足が落ちていないかも確認します。元の記録の見出しと、生成されたファイルの項目を比べると確認しやすくなります。
ファイルとしての見やすさ
内容が合っていても、表の幅や改行が読みづらければ調整します。印刷・PDF化して提出する場合は、その状態でも確認してください。
修正・再生成には、追加のクレジットがかかる
公式案内では、スマート入力は書類の生成に成功するごとに200クレジットを使います。チャットから修正して再生成する場合も、生成成功ごとに200クレジットが必要です。
たとえば、最初の生成と2回の修正がすべて成功した場合、スマート入力分は200×3＝600クレジットです。別の質問や生成操作を行った場合の消費分は、この計算に含めていません。
出典：Notta公式：AIクレジット／スマート入力の再生成条件
修正したいところが複数あるなら、先に一通り見直して、まとめて依頼する方法があります。小さな言い回しや改行だけなら、保存したファイルを自分で直す方が早いこともあります。
修正依頼の例
元の会議記録と照合し、次の点を修正してください。
・未承認の事項は、決定事項と分けてください。
・記録にない担当者や期限は補わず、「要確認」としてください。
・重複する説明を減らしてください。
これは説明用に作成した指示例で、実行結果を保証するものではありません。再生成したファイルも、同じ項目をもう一度確認します。
会社独自の書式は、そのまま使える？
標準レイアウトと、会社独自の書式への対応は別です。公式ガイドでは、カスタムレイアウトは個別のセットアップを伴い、ビジネス・エンタープライズ向けに案内されています。
個人向けのプランに課金するだけで、どんな社内書式にもそのまま対応するとは考えないでください。
社内の指定様式が必須なら、見出し、列、承認欄など必要な条件を整理して、公式へ対応可否を確認しましょう。相談用の書式に社内情報が含まれる場合は、共有してよい範囲も確認してください。
自分の仕事に合うか、何で判断する？
判断したいのは、生成の速さだけではありません。普段の作り方と比べて、次の作業にどのくらい手間がかかるかを見てください。
- 参照する会議記録を選ぶ
- 必要な書式へまとめる
- 内容を照合して修正する
- 提出できる形で保存する
標準書式が用途に合い、確認・修正を含めても手間を減らせそうなら、継続利用を検討できます。毎回大きく書き直す場合は、無理に使い続けず、文章の下書きだけに利用する方法もあります。
利用枠の比較は、Notta Brainの無料版と有料版の違いで紹介しています。
議事録をWordやExcelへ移す作業を減らしたい人は、まず標準の書式が自分の提出方法に合うか確認してみましょう。会社指定の書式が必要な人は、契約前に対応条件を確かめると判断しやすくなります。下のバナーから公式案内を開き、使いたい機能とプランを確認できます。
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まとめ｜書式を選び、保存したファイルまで確認しよう
Notta Brainのスマート入力は、会議記録などをWord・Excelの書類にまとめたいときの選択肢です。
最初は短い会議記録を1つ使い、標準書式を選んで試しましょう。参照先、生成内容、保存したファイルの見た目まで確認することが大切です。
再生成のクレジットと、会社独自の書式への対応条件も踏まえて、自分の仕事で続けて使う価値があるか判断してみてください。
rakushift.com 
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