仕事をしていると、

「このメール、どう書けばいいんだろう？」

と悩むことはありませんか？

お礼メール、日程調整、依頼、謝罪、上司への連絡……。

短いメールでも、言葉遣いや文章の順番を考えていると意外と時間がかかります。

そんなときに便利なのがChatGPTです。

ChatGPTに「こんなメールを作って」とお願いすると、メールの文章案を短時間で作ってくれます。

この記事では、AI初心者でもすぐ試せるように、ChatGPTを使って仕事メールを作る基本的な方法を具体例つきで紹介します。

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ChatGPTで仕事メールは作れる？

ChatGPTは、文章作成が得意なAIです。

たとえば、

取引先に送る丁寧なお礼メールを作って

とお願いすると、目的に合わせたメールの文章案を作ってくれます。

最初から完璧な文章を自分で考える必要はありません。

「ChatGPTに下書きを作ってもらう → 自分で確認して送る」

という使い方がおすすめです。

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ChatGPTでメールを作る基本的な方法

使い方はとても簡単です。

ChatGPTを開いて、誰に・何のために送るメールなのかを書くだけです。

たとえば、会議のお礼メールなら、

取引先に、今日の打ち合わせのお礼メールを送りたいです。
丁寧なビジネスメールを作ってください。

と入力します。

これだけでもメールの文章案を作ってくれます。

難しい専門用語や「プロンプト」という言葉を覚えなくても、普通に人へお願いするように書けばOKです。

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具体例① 取引先へのお礼メール

たとえば、取引先との打ち合わせが終わったあと。

ChatGPTに、

今日打ち合わせをした取引先に送るお礼メールを作ってください。
丁寧だけど、堅すぎない文章にしてください。

とお願いしてみます。

すると、

件名：本日の打ち合わせのお礼

○○株式会社
○○様

本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

お打ち合わせの内容を踏まえ、今後の対応を進めてまいります。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

といった文章案を作ってもらえます。

あとは会社名や名前、具体的な内容などを自分で調整すればOKです。

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具体例② 日程調整メール

仕事では、打ち合わせの日程を決めるメールもよく使います。

そんなときは、

取引先と打ち合わせの日程を調整するメールを作ってください。
候補日は9月3日、4日、5日です。

というようにお願いできます。

ポイントは、ChatGPTに必要な情報を具体的に伝えること。

「日程調整メールを作って」だけでも文章は作れますが、候補日などを伝えた方が実際に使いやすい文章になります。

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具体例③ 上司への報告メール

ChatGPTは社外メールだけでなく、社内メールの下書きにも使えます。

たとえば、

上司に「資料の作成が完了した」と報告するメールを作ってください。
短めの文章にしてください。

このように入力します。

長すぎる文章が出てきた場合は、

もっと短くしてください。

と追加でお願いすればOK。

ChatGPTは、一度回答して終わりではありません。

会話しながら文章を修正できるのが便利なところです。

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具体例④ お詫びメール

仕事で特に文章に悩みやすいのがお詫びメールです。

たとえば、

取引先への資料送付が1日遅れてしまいました。
丁寧なお詫びメールを作ってください。

と状況を説明すると、それに合わせた文章案を作ってくれます。

ただし、お詫びメールのような重要な連絡は、ChatGPTが作った文章をそのまま送らないことが大切です。

事実関係や表現に問題がないか、自分で必ず確認しましょう。

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メールが気に入らないときはどうする？

ChatGPTが最初に作ったメールをそのまま使う必要はありません。

たとえば、

もう少し短くして

もっと丁寧にして

少しやわらかい文章にして

初心者でも使いやすい表現にして

件名も3つ考えて

こんな感じで追加のお願いができます。

ここが初心者にぜひ覚えてほしいポイントです。

最初から完璧な質問を考える必要はありません。

回答を見ながら「ここを変えて」とお願いすれば大丈夫です。

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ChatGPTでメールを作るときの3つのコツ

より使いやすいメールを作るなら、ChatGPTに次の3つを伝えてみましょう。

① 誰に送るのか
上司、同僚、取引先、お客様など。

② 何のメールなのか
お礼、依頼、報告、日程調整、お詫びなど。

③ どんな文章にしたいのか
丁寧、短め、やわらかめ、堅すぎない文章など。

たとえば、

取引先に新しい資料を確認してもらうためのメールを作ってください。丁寧だけど堅すぎない文章で、200文字程度にしてください。

ここまで伝えると、より希望に近い文章を作りやすくなります。

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ChatGPTに会社の情報を入力しても大丈夫？

仕事でChatGPTを使う場合、ここは注意が必要です。

会社の機密情報・顧客の個人情報・パスワード・社外秘の情報などを、そのまま入力するのは避けましょう。

たとえば実際の顧客名を入力しなくても、

「取引先A社」

「担当者Bさん」

のように置き換えてメールの文章を作ることができます。

また、会社によっては生成AIの利用ルールが決められている場合があります。

仕事で利用する前に、自分の会社のルールも確認してください。

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ChatGPTが作ったメールはそのまま送っていい？

基本的には、送信前に自分で確認することをおすすめします。

ChatGPTは便利ですが、状況を完全に理解しているわけではありません。

特に、

宛先・名前・日時・金額・商品名・敬語・事実関係

などは必ず確認しましょう。

ChatGPTは「メールを全部任せる相手」というより、

メールの下書きを一緒に作ってくれるアシスタント

くらいに考えると使いやすいです。　

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まとめ｜メール作成はChatGPTに下書きを任せるとラクになる

仕事メールは、短い文章でも意外と時間がかかります。

そんなときはChatGPTに、

「誰に」「何のために」「どんな文章で」

という3つを伝えてみましょう。

お礼メール、日程調整、上司への報告、お詫びメールなど、いろいろな場面で文章案を作ってもらえます。

最初から難しい使い方を覚える必要はありません。

まずは次にメールを書くとき、

「このメール、ChatGPTに下書きを作ってもらおう」

と一度試してみてください。