「長い資料を読むのに時間がかかる……」

「メールや文章の内容を、もっと短時間で理解したい」

そんなときに便利なのが、ChatGPTの要約機能です。

ChatGPTに文章を入力して「要約して」とお願いすると、長い文章のポイントを短く整理してもらえます。

仕事では、

• 長いメール
• 会議メモ
• 報告書
• 資料
• ニュースや記事

などを読む場面が多いため、うまく使えば読む時間を減らせます。

この記事では、AIをほとんど使ったことがない人でもできるように、ChatGPTで文章を要約する方法を具体例つきでわかりやすく解説します。

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ChatGPTなら長い文章を短く要約できる

ChatGPTで文章を要約する方法は、とても簡単です。

基本的には、

① 要約したい文章を入力する
②「この文章を要約してください」とお願いする

これだけです。

たとえば、仕事で長いメールが届いたとします。

ChatGPTに文章を貼り付けて、

この文章を3行でわかりやすく要約してください。

と入力すれば、重要なポイントを短く整理してもらえます。

全部を最初から読む前に「何について書かれているのか」を把握したいときにも便利です。

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基本①「3行で要約して」とお願いする

初心者が最初に試すなら、

この文章を3行で要約してください。

くらいシンプルでOKです。

具体例

たとえば、こんな文章があったとします。

来月から社内会議の開催方法を変更します。これまでは毎週月曜日の午前10時から会議室Aで開催していましたが、来月からは毎週火曜日の午前10時からオンラインで実施します。参加URLについては、会議前日までに担当者からメールで共有します。

これをChatGPTに、

この文章を3行で要約してください。

とお願いすると、

要約例

「来月から社内会議は毎週火曜日10時に変更されます。
会議はオンラインで実施されます。
参加URLは前日までにメールで共有されます。」

というように、重要な部分だけを整理できます。

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基本②「箇条書きで要約して」も便利

仕事で使うなら、3行要約だけでなく箇条書きもおすすめです。

たとえば、

この文章の重要なポイントを3つ、箇条書きでまとめてください。

とお願いすると、内容をパッと確認しやすくなります。

先ほどの文章なら、

• 開催日：毎週火曜日10時
• 開催方法：オンライン
• URL：前日までにメールで共有

のように整理できます。

「あとで確認したい情報」がある場合は、文章より箇条書きのほうが使いやすいこともあります。

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基本③ 難しい文章を簡単にしてもらう

ChatGPTは文章を短くするだけではありません。

内容が難しいときには、

この文章を初心者にもわかるように説明してください。

とお願いできます。

さらに簡単にしたいなら、

専門用語をできるだけ使わずに説明してください。

と追加してみましょう。

**「短くする」＋「簡単にする」**を組み合わせることもできます。

たとえば、

この文章を専門知識がない人にもわかるように、3つのポイントにまとめてください。

という使い方です。

これなら、難しい資料を読むときにも活用できます。

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仕事で使えるChatGPT要約の具体例

ここからは、実際の仕事で使いやすい例を紹介します。

① 長いメールを要約する

長いメールの内容を確認するときは、

以下のメールを要約してください。
「重要な内容」「期限」「自分がやること」の3つに分けてください。

とお願いしてみましょう。

単純に短くするだけでなく、自分が次に何をすればいいのかまで整理しやすくなります。

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② 会議メモを整理する

会議後のメモがバラバラになっている場合は、

この会議メモを整理してください。
「決まったこと」「担当者」「期限」「次にやること」に分けてください。

と入力します。

会議内容をあとから確認するときに便利です。

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③ 長い資料のポイントを整理する

資料を読む時間を短縮したいなら、

この文章から、仕事で重要なポイントを5つ抜き出してください。
それぞれ初心者にもわかるように簡単に説明してください。

とお願いしてみましょう。

単なる要約ではなく、重要なところだけを抽出する使い方ができます。

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要約がうまくいかないときの3つのコツ

ChatGPTに「要約して」とだけ入力しても使えますが、もう少し条件を伝えると回答が使いやすくなります。

① 長さを指定する

「短くして」ではなく、

「3行で」
「100文字くらいで」
「ポイントを5つにして」

など、具体的に指定します。

② 誰向けなのか伝える

たとえば、

「AI初心者向けに」
「新入社員でもわかるように」
「専門知識がない人向けに」

と伝えると、説明の難しさを調整しやすくなります。

③ 知りたいことを指定する

文章全部を均等に短くする必要はありません。

たとえば、

この文章から「期限」と「やるべきこと」だけ抜き出してください。

とお願いすることもできます。

仕事では、この使い方がかなり便利です。

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そのまま使える要約プロンプト

初心者なら、まずは次の文章をコピーして試してみてください。

以下の文章を初心者にもわかるように要約してください。

・重要なポイントを3つ
・難しい言葉は簡単に説明
・最後に「自分がやること」をまとめる

【ここに文章を貼る】

慣れてきたら、

「もっと短くして」
「箇条書きにして」
「結論を最初にして」
「小学生でもわかる言葉にして」

などと追加でお願いすればOKです。

一度で完璧な回答を作ろうとせず、ChatGPTと会話しながら調整するのがコツです。

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仕事の文章を入力するときの注意点

便利な機能ですが、仕事で利用するときは注意も必要です。

特に、

顧客の個人情報・パスワード・社外秘の資料・会社の機密情報などを、そのまま入力しないようにしましょう。

会社によっては生成AIの利用ルールが決められている場合もあります。

仕事で利用するときは、勤務先のルールも確認してください。

また、ChatGPTの要約が必ず正しいとは限りません。

数字・日付・人物名・重要な条件などは、必ず元の文章と照らし合わせて確認することが大切です。

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ChatGPTの要約は「読む代わり」ではなく「読むのを助ける道具」

ChatGPTで要約すると、長い文章を短時間で把握できます。

ただし、

「ChatGPTが要約したから、元の文章は読まなくていい」

と考えるのはおすすめできません。

重要な契約書や正式な社内資料などでは、要約で全体像をつかんだあと、必要な部分を自分で確認しましょう。

ChatGPTは文章を読む時間を減らすためのアシスタントとして使うのがおすすめです。

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まとめ｜まずは長い文章を1つ要約してみよう

ChatGPTを使えば、長い文章を短く整理できます。

まずは難しく考えず、

「この文章を3行で要約してください」

から始めればOKです。

慣れてきたら、

「箇条書きにして」
「初心者向けにして」
「期限だけ抜き出して」
「自分がやることを整理して」

など、目的に合わせて指示を追加してみましょう。

メールや資料を読む時間が少し短くなるだけでも、毎日の仕事はラクになります。

まずは今日読む予定の長い文章を1つ、ChatGPTで要約してみてください。