仕事で資料を作るとき、
「何から書けばいいかわからない」
「構成を考えるだけで時間がかかる」
「わかりやすい文章が思いつかない」
と悩むことはありませんか？
そんなときに便利なのがChatGPTです。
ChatGPTを使えば、資料の構成を考えたり、文章をわかりやすく整えたり、アイデアを出してもらったりできます。
すべてをChatGPTに任せるのではなく、資料作成を手伝ってくれるアシスタントとして使うのがポイントです。
この記事では、AI初心者の方でも試せるChatGPTを使った資料作成の方法を、具体例と一緒にわかりやすく紹介します。
ChatGPTは資料作成のどこで使える？
資料作成というと、PowerPointなどを使ってスライドを作る作業をイメージするかもしれません。
しかし実際には、
- 資料の目的を整理する
- 構成を考える
- 見出しを作る
- 説明文を書く
- 内容を短くまとめる
- 図や表のアイデアを考える
など、さまざまな作業があります。
ChatGPTは、この中でも特に**「考える」「整理する」「文章にする」作業**を手伝ってくれます。
ゼロから一人で考えるより、まずChatGPTにたたき台を作ってもらい、それを自分で修正する方が資料作成を進めやすくなります。
① 資料の構成を考えてもらう
資料作成で最初につまずきやすいのが「何をどんな順番で説明するか」です。
そんなときは、資料の目的と相手をChatGPTに伝えて、構成案を考えてもらいましょう。
たとえば、
「社内会議で新しい業務改善案を説明する資料を作ります。5枚程度のスライド構成を考えてください。」
と質問します。
すると、
- 現在の課題
- 改善案
- 具体的な実施方法
- 期待できる効果
- まとめ
といった構成案を考えてもらえます。
最初から完璧な構成を作ろうとせず、ChatGPTにたたき台を作ってもらうと考えると使いやすくなります。
② わかりやすい文章を作ってもらう
資料に入れる文章がうまくまとまらないときにもChatGPTを使えます。
たとえば、
「次の内容を、社内資料に使えるわかりやすい文章にしてください。」
と伝えて、そのあとに自分のメモを入力します。
さらに、
「100文字程度にしてください」
「箇条書きにしてください」
「専門用語を減らしてください」
などの条件を追加すると、用途に合った文章を作りやすくなります。
資料では長い文章より、短くポイントが伝わる文章の方が読みやすいことも多いため、ChatGPTとの相性がいい使い方です。
③ 長い文章を資料向けに短くまとめる
メールや報告書などの長い文章から、資料に必要なポイントだけ抜き出したい場合にも便利です。
たとえば、
「次の文章を、プレゼン資料に使えるように3つのポイントにまとめてください。」
とお願いできます。
文章をそのまま資料に貼るのではなく、
長い文章 → ChatGPTで要約 → 資料用に整理
という流れにすると、資料作成の時間を減らしやすくなります。
これは、前回紹介したChatGPTの要約機能を資料作成に応用する方法でもあります。
④ 図や表のアイデアを考えてもらう
「文章だけだとわかりにくいけれど、どんな図を入れればいいかわからない」という場合にもChatGPTを使えます。
たとえば、
「この内容を資料で説明するとき、どんな図や表を使うとわかりやすいですか？」
と質問してみましょう。
内容によって、
「比較表にする」
「手順を矢印でつなぐ」
「棒グラフで比較する」
などのアイデアを提案してもらえます。
ChatGPTが資料を完成させるというより、見せ方を考えるヒントをもらう使い方がおすすめです。
⑤ 資料をチェックしてもらう
資料を作ったあとにもChatGPTを活用できます。
たとえば資料内の文章を入力して、
「この文章でわかりにくい部分があれば教えてください。」
と質問します。
さらに、
「初めてこの内容を見る人にも理解できますか？」
と聞けば、初心者目線で改善点を考えてもらうこともできます。
自分ではわかりやすいと思っていても、初めて読む人には伝わりにくいことがあります。
完成前のチェック役としてChatGPTを使うのも便利です。
ChatGPTで資料作成するときのコツ
ChatGPTに「資料を作って」とだけ伝えるより、条件を具体的にした方が回答の質を上げやすくなります。
特に伝えたいのは、
誰に見せる資料なのか
何を伝えたいのか
何枚くらいなのか
どんな雰囲気にしたいのか
という情報です。
たとえば、
「AIをほとんど使ったことがない社員向けに、ChatGPTの基本を説明する5枚程度の資料構成を考えてください。専門用語はできるだけ使わず、初心者向けにしてください。」
のように質問すると、目的に合った回答を得やすくなります。
ChatGPTに資料作成を任せるときの注意点
ChatGPTが作った内容を、そのまま資料として使うのはおすすめできません。
数字や固有名詞、サービスの仕様などが間違っている可能性もあるため、重要な情報は必ず自分で確認しましょう。
また、会社の機密情報や個人情報などを安易に入力しないことも大切です。
ChatGPTには資料をすべて任せるのではなく、
ChatGPTがたたき台を作る → 人が確認・修正する
という使い方が基本です。
まとめ｜ChatGPTを使えば資料作成はもっとラクになる
ChatGPTは、資料作成そのものを完全に代わってくれるだけのツールとして考える必要はありません。
構成を考える、文章を整理する、要約する、図や表のアイデアを出す、完成した文章をチェックする。
こうした資料作成の途中にある面倒な作業をサポートしてもらうだけでも十分便利です。
まずは次に資料を作るとき、
「この資料の構成を考えてください」
とChatGPTに聞くところから試してみてください。
少しずつ使い方に慣れていけば、資料作成にかかる時間を減らしながら、仕事をもっとラクにできるようになります。
rakushift.com 
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