「売上のExcelはあるけれど、何を報告すればいいか分からない」
「表の数字を、短い説明にまとめたい」

そんなときは、Notta BrainにExcelファイルを渡し、知りたいことを質問する方法があります。

この記事では、小さな表を渡す → 具体的に質問する → 数字を照合する → 報告メモにまとめるという流れを紹介します。Excelの操作や関数を覚える記事とは分けて、表の内容を説明する作業に絞ります。

Notta BrainはExcelファイルを扱える？

公式のファイルアップロード案内では、Excelの.xlsx・.xlsが対応形式に含まれています。この記事では、パソコンのWeb版を使います。

チャットへの直接アップロードは、書類なら一度に最大3ファイル、合計32MB以下と案内されています。最初は小さなExcelを1ファイルだけ用意すると、回答を確認しやすくなります。

出典：Notta公式：ファイルのアップロード・分析

確認用に、4行の売上表を用意する

まずは次のような架空のデータで試してみましょう。金額はすべて円、同じ集計条件の売上とします。

Excelで同じ表を作る場合は、1行目に項目名を置き、金額の欄には数字を入力します。練習用なので、実際の顧客名や社外秘の売上を使う必要はありません。

実務の表では、「円と万円が混ざっていないか」「税込と税抜が混ざっていないか」「比較する期間の長さが同じか」も確認してください。入力の前提が違うと、比較そのものがずれてしまいます。

Web版でExcelを渡す手順

1. Notta BrainのWeb版を開き、ログインします。
2. チャット入力欄のクリップアイコンから、用意したExcelを選びます。
3. ファイルが表示されたら、知りたいことを文章で入力します。
4. 送信して、回答を確認します。

ファイルを添付するだけでは送信できません。公式ガイドでも、質問や指示の入力が必要と案内されています。

最初の質問は「月ごとの合計」から

いきなり「この売上を全部分析して」と頼むと、何を確認すればいいか分かりにくくなります。最初は、答えを自分でも計算できる質問がおすすめです。

添付したExcelの売上表を確認してください。金額の単位は円です。
4月と5月それぞれの合計、5月の増加額、4月を基準にした増加率を示してください。
集計に使った商品と月も書いてください。読み取れない箇所は推測せず、確認が必要としてください。

質問には、対象期間・単位・計算したい内容を入れます。複数シートがある表なら、対象シート名も伝えましょう。

回答は、この数字と照らし合わせる

先ほどの確認用データを計算すると、次のとおりです。これはAIの回答例ではなく、照合に使う計算結果です。

• 4月：120,000円＋80,000円＝200,000円
• 5月：150,000円＋90,000円＝240,000円
• 増加額：240,000円－200,000円＝40,000円
• 増加率：40,000円÷200,000円×100＝20％

数字が違った場合は、読み取った範囲を先に確認します。

集計に使った4行の月・商品・売上金額を、元の値のまま一覧にしてください。その後、月別の合計を計算し直してください。

修正された回答も、再度照合します。合計が合わないまま、見栄えのよい報告書に進めないことが大切です。

「売上が増えた」と「なぜ増えた」は分ける

この例では商品Aが30,000円、商品Bが10,000円増えています。しかし、表には広告費・販売数量・値引き・施策の実施日がありません。

そのため、「広告が成功したから増えた」「営業担当者の努力が理由」といった原因は、この表だけでは判断できません。

この表から確認できる事実と、追加情報がないと判断できないことを分けてください。売上が増えた原因は断定せず、調べるとよい情報を3つ挙げてください。

例えば、販売数量や単価の変化、キャンペーンの実施状況は追加の確認候補になります。候補が出たことと、原因が確定したことは別です。

Nottaのデータ分析の案内でも、AIの出力は検討材料とし、数値や前提を人が確認する使い方が示されています。

出典：Notta公式：データ分析AI

確認した数字を、短い報告メモにする

数字を確認できたら、次のように文章化を依頼できます。

確認できた数字を使って、上司向けの短い報告メモを作ってください。
「結果」「内訳」「追加確認」の3項目に分けてください。
表に書かれていない理由や、今後の売上予測は加えないでください。

先ほどの例なら、伝える内容を次のように整理できます。

編集例
結果：5月の売上は240,000円で、4月より40,000円、20％増加しました。
内訳：商品Aは30,000円、商品Bは10,000円増加しています。
追加確認：販売数量・単価・施策の情報がないため、増加の原因は別途確認します。

大切なのは、表の数字を長い文章にすることではなく、何が分かって、何がまだ分からないかを読み手に伝えることです。

仕事のファイルを使う前に確認すること

• 勤務先のルールで、外部AIへ渡してよい資料か
• 不要な顧客情報や個人情報が含まれていないか
• 元ファイルを手元に残しているか
• 回答の数字・単位・期間を自分で照合できるか

チャットに直接アップロードしたファイルは、そのセッション用として扱われ、Nottaのライブラリへ自動保存されるわけではありません。後で再利用する資料の管理方法も、別に決めておきましょう。

また、表について質問することと、Excelファイル自体を生成・修正することは別の作業です。この記事では、元ブックの数式や書式を自動修復できるとは扱っていません。

継続して資料を整理したい場合

まずは小さな表で、読み取りと回答の確認にどれくらい手間がかかるか試してください。毎月の報告準備に合うと感じたら、Notta Brainの利用枠を確認して、必要な範囲のプランを検討できます。

無料版と有料版の違いはこちらで整理しています。操作によってクレジットの扱いが異なるため、現在の利用状況を確認してください。

まとめ｜まずは小さな表で、答えを確かめよう

Notta BrainでExcelを扱うときは、最初から複雑な分析を任せず、合計や増減など、確認できる質問から始めましょう。

数字を照合したうえで、事実・考えられること・追加確認を分けて報告する。この順番なら、AIの文章をそのまま信じることなく、説明を考える作業に活用できます。