「ChatGPTが便利らしいけど、仕事で何に使えばいいの？」

ChatGPTとは？初心者向けに簡単に解説

「一度使ってみたけど、質問する以外の使い方がわからない」

そんな人も多いのではないでしょうか。

ChatGPTというと難しそうに感じますが、実は特別な知識がなくても使えます。

たとえば、

• メールの文章を考える
• 長い文章を要約する
• Excelについて質問する
• 会議メモを整理する
• 資料の構成を考える

といった、普段の仕事で発生する「ちょっと面倒な作業」を手伝ってもらえます。

この記事では、AIに詳しくない会社員でも今日から試せるChatGPTの仕事での使い方を7つ、具体的な質問例と一緒に紹介します。

そもそもChatGPTって何？

ChatGPTは、入力した文章に対してAIが回答してくれるサービスです。

難しく考える必要はありません。

イメージとしては、文章でお願いできるアシスタントのようなものです。

たとえば、

「この文章をもっと丁寧にして」

「この資料の重要なところをまとめて」

「Excelで○○したいんだけど、どうすればいい？」

と普通の言葉でお願いできます。

検索エンジンでは自分で検索結果から答えを探す必要がありますが、ChatGPTなら会話しながら質問を掘り下げられるのも特徴です。

ただし、ChatGPTの回答が必ず正しいとは限りません。

重要な情報については、公式情報なども確認しながら使うことが大切です。

それでは、具体的な仕事での使い方を見ていきましょう。

1．仕事のメールを考えてもらう

最初におすすめしたいのが、メールの下書き作成です。

仕事をしていると、

「どう書けば失礼にならないかな？」

「断りたいけど、文章が思いつかない」

「簡単なメールなのに10分も考えてしまった」

ということがあります。

そんなときは、ChatGPTに状況を説明して文章を考えてもらいます。

例えばこんなふうに質問します

取引先から打ち合わせの日程変更をお願いされました。

変更を了承するメールを、丁寧なビジネスメールとして作ってください。

これだけでも下書きを作ってくれます。

文章が堅すぎる場合は、

もう少し柔らかい文章にしてください。

逆に上司や取引先向けに丁寧にしたければ、

より丁寧なビジネスメールにしてください。

と追加でお願いできます。

ChatGPTに任せるのは「下書き」

ここで大切なのは、生成された文章を確認せず、そのまま送らないことです。

名前、日時、会社名、内容などに間違いがないか自分で確認してから使用します。

ChatGPTにゼロから完璧なメールを書いてもらうというより、

0から文章を考える作業をChatGPTに手伝ってもらう

くらいに考えると使いやすいでしょう。

2．長い文章を要約してもらう

仕事をしていると、

「資料が長すぎる……」

「結局何が重要なのかわからない」

という場面があります。

そんなときもChatGPTを活用できます。

文章を入力して、

以下の文章を、重要なポイント5つにまとめてください。

専門用語はできるだけ使わず、初心者にもわかるように説明してください。

とお願いしてみましょう。

単純に「要約して」とお願いするより、どのようにまとめてほしいかまで指定するのがポイントです。

例えば、

・結論
・重要なポイント
・自分がやるべきこと

の3つに分けて整理してください。

というお願いもできます。

これなら文章を読む前に全体像をつかみやすくなります。

機密情報には注意

仕事で使う場合は、会社の機密情報、顧客情報、個人情報などを安易に入力しないよう注意してください。

会社によって生成AIに関するルールが定められている場合もあります。

勤務先のルールを確認したうえで使用しましょう。

3．Excelでわからないことを聞く

「Excelの関数がわからない」

という人にもChatGPTは便利です。

例えば、

「売上が10万円以上なら達成と表示したい」

と思ったとします。

関数名がわからなくても問題ありません。

ChatGPTに、

Excelについて教えてください。

A列に商品名、B列に売上金額があります。

B列の売上が10万円以上ならC列に「達成」、10万円未満なら「未達」と表示したいです。

Excel初心者にもわかるように手順を教えてください。

と聞いてみます。

ポイントは、関数そのものを質問するのではなく「Excelで何をしたいか」を説明することです。

「この関数を教えて」

ではなく、

「こうしたいんだけど、どうすればいい？」

と質問できるわけです。

さらに、

この数式が何を意味しているのか、1つずつ説明してください。

と聞けば、勉強にも使えます。

4．会議メモを整理してもらう

会議中にメモを取ったものの、

「後から見たらぐちゃぐちゃ……」

ということはないでしょうか。

ChatGPTにメモを整理してもらうこともできます。

例えば、

以下は会議中に取ったメモです。

・決定事項
・担当者
・期限
・次回までにやること

に分けて整理してください。

と依頼します。

単純な文章の要約ではなく、必要な項目に分類してもらうのがポイントです。

会議後の情報整理にかかる時間を減らせます。

もちろん、ここでも会社の機密情報などを入力してよいか確認してから利用してください。

5．プレゼン資料の構成を考えてもらう

PowerPointを開いたものの、

「最初の1枚から進まない……」

という経験がある人にもChatGPTは使えます。

例えば新しいシステムを上司に提案するなら、

社内で新しい勤怠管理システムを導入するため、上司に10分間のプレゼンをします。

PowerPointで説明する場合の構成を考えてください。

5〜7枚程度にしてください。

と聞きます。

すると、

1. 現在の問題
2. 導入するシステム
3. 導入するメリット
4. 費用
5. 導入スケジュール

といった構成案を考える手助けをしてくれます。

さらに、

上司が費用を気にしているので、費用対効果を重視した構成に変更してください。

といった修正もできます。

ChatGPTに完成した資料を丸投げするのではなく、「何をどの順番で説明するか」を考える壁打ち相手として使うと便利です。

6．アイデアを一緒に考えてもらう

仕事では、

「何か新しいアイデアない？」

と聞かれることがあります。

これが意外と難しい。

そんなときにもChatGPTを使えます。

例えば、

20〜30代の会社員が参加したくなる社内イベントのアイデアを10個考えてください。

1人3,000円以内で実施できるものにしてください。

といった質問ができます。

気になるアイデアがあれば、

3番のアイデアをもっと具体的にしてください。

と掘り下げます。

さらに、

このアイデアのメリットとデメリットを教えてください。

と質問することもできます。

このようにChatGPTを一緒に考えてくれる相手として使うのもおすすめです。

7．わからないことを簡単に説明してもらう

仕事では知らない言葉が突然出てきます。

「SaaSって何？」

「APIって何？」

「生成AIって結局何？」

そのたびに検索して複数のWebサイトを読むのは大変です。

ChatGPTなら、

SaaSについて、ITに詳しくない会社員にもわかるように説明してください。

身近な例も入れてください。

のように質問できます。

説明が難しければ、

もっと簡単に説明してください。

と頼めます。

それでもわからなければ、

中学生でもわかるように説明してください。

でもOKです。

自分が理解できるレベルまで何度でも聞き直せるのが便利なところです。

ただし、ChatGPTは間違った情報や古い情報を回答する可能性があります。

特に、

• 法律
• 税金
• 医療
• 会社の制度
• 商品の料金
• 最新ニュース
• サービスの最新機能

など、正確性や最新性が重要な情報は、公式サイトなどの信頼できる情報源でも確認してください。

ChatGPTを仕事で使うときの3つのコツ

ここまで7つの活用方法を紹介しました。

最後に、初心者がChatGPTを使うときに覚えておきたいコツを3つ紹介します。

コツ1．具体的にお願いする

例えば、

メールを書いて。

だけでは、ChatGPTもどんなメールを書けばいいかわかりません。

そこで、

取引先へのメールです。

明日の打ち合わせを来週火曜日に変更してほしいことを、失礼にならないように伝えてください。

と状況を説明します。

「誰に」「何を」「どうしてほしい」

を入れるだけでも回答が変わります。

コツ2．一回で完璧な回答を求めない

ChatGPTは会話できます。

最初の回答が微妙だったら、

もっと短くして。

もう少し丁寧にして。

初心者向けにして。

具体例を追加して。

と追加でお願いしましょう。

AIに上手な質問を一発でしなければならないわけではありません。

会話しながら欲しい回答に近づければOKです。

コツ3．最後は自分で確認する

これが最も重要です。

ChatGPTは非常に便利ですが、間違えることがあります。

そのため、

AIに作ってもらう → 人間が確認する → 必要なら修正する

という使い方を基本にしましょう。

ChatGPT無料版でも仕事に使える？

「仕事で使うなら有料版じゃないとダメ？」

と思うかもしれません。

まずAIを試してみたい初心者なら、無料で利用できる範囲から始めて、自分の用途に合うか確かめるのがおすすめです。

実際に使っていくと、

「毎日使うようになった」

「もっと高度な機能を使いたい」

「仕事で使う時間が増えてきた」

など、自分に必要な機能が見えてきます。

その段階で有料プランを検討しても遅くありません。

無料版と有料版の違いについては、別の記事で詳しく比較します。

まとめ｜まず「今日面倒だった仕事」を1つ任せてみよう

今回はChatGPTを仕事で使う方法として、

1. メールの下書きを作る
2. 長い文章を要約する
3. Excelについて質問する
4. 会議メモを整理する
5. 資料の構成を考える
6. アイデアを出す
7. わからないことを説明してもらう

という7つを紹介しました。

ChatGPTを使うために、最初からAIについて詳しく勉強する必要はありません。

大切なのは、

「AIを使うこと」ではなく「面倒な仕事を少し減らすこと」。

まずは仕事中に、

「この作業、面倒だな」

と思った瞬間に、

「これってChatGPTに手伝ってもらえないかな？」

と考えてみてください。

メール作成が10分から5分になるだけでも、毎日積み重なれば大きな時間になります。

AIを全部使いこなそうとする必要はありません。

自分にとって便利な使い方を1つ見つける。

まずはそこから始めてみましょう。